Какво са стъпки и модел на комуникационния процес?

По всяко време двама или повече хора обменят съобщения, те участват в основния комуникационен процес. Звучи просто, нали? Процесът на комуникация обаче наистина е доста сложен. Той има не само няколко компонента, но яснотата и контекста на съобщението могат да бъдат повлияни или положително, или отрицателно от няколко фактора.

Важно е да разберете процеса на комуникация, за да можете ефективно да общувате и да избягвате неправилно тълкуване. В тази статия ще разгледаме компонентите на комуникацията и модела на комуникационния процес. Тогава ще проучим организационните комуникационни подходи и процеси. Накрая ще обсъдим процеса на комуникация по имейл.

Съдържание

• 1 Компоненти на комуникацията
  • 1.1 Контекст
  • 1.2 Изпращач / енкодер
  • 1.3 Съобщение
  • 1.4 Среден
  • 1.5 приемник (декодер)
  • 1.6 Обратна връзка
• 2 Модел на комуникационния процес
  • 2.1 Пет основни стъпки в модела на процеса на комуникация
• 3 Организационни комуникационни подходи и процеси
  • 3.1 Процес на комуникация по имейл
  • 3.2 Пазете електронната си поща кратка
• 4. Заключение
  • 4.1 Свързани публикации

Компоненти на комуникацията

Комуникацията е процес на обмен на вербални и невербални съобщения. Можем да идентифицираме комуникацията, като дефинираме нейните компоненти, както следва:

Контекст

Контекстът е средата, в която се осъществява комуникацията и включва организацията, културата и общността. Освен това, външните стимули, като срещи, непринудени разговори, имейли, бележки и т.н., и вътрешни стимули, като мнения и емоции, влияят на контекста. Само когато човек разгледа всички аспекти на контекста, може да комуникира ефективно.

Sender / Encoder

Подателят използва комбинация от думи, символи, графики и картини за комуникация. Говорителят е енкодерът в устната комуникация, а писателят е енкодерът в писмената комуникация.

Съобщение

Информацията, обменяна между подателя и получателя, създава съобщение, умишлено или неволно. Подателят на съобщението трябва да вземе предвид контекста, за да може съобщението да е разбираемо. Освен това съобщението трябва да съдържа ясен език, с всички необходими дефиниции, примери или графики, за да се осигури разбиране.

Средно

Носителят - каналът, през който се изпраща съобщението - може да бъде електронен, звуков или печат. Изборът на медия се влияе от:

• Връзката между изпращача и получателя
• Естеството на съобщението

Използвайте устен носител, когато съобщението ви е спешно, лично или когато се желае незабавна обратна връзка. Използвайте писмен носител, когато е технически, официален или трябва да бъде документиран.

Приемник (декодер)

Слушателят или читателят на комуникацията интерпретира съобщението. Приемникът се влияе от контекста, както и от външни и вътрешни стимули. Ако получателят има предубедени мнения или грешни схващания, съобщението може да не бъде получено правилно. Отношението и личността също влияят на приемника.

Обратна връзка

Обратната връзка е реакцията на приемника - тяхната реакция на комуникацията. Мълчанието може да бъде форма на обратна връзка или получателят може да отговори устно или писмено. Обратната връзка се използва, за да се потвърди, че съобщението е разбрано и че са предприети всички необходими действия.

Всички компоненти трябва да работят ефективно, за да завърши комуникационният процес и да предадат предвиденото съобщение.

Модел на комуникационния процес

Процесът на комуникация се отнася до обмена на информация (съобщение) между двама или повече хора. За да бъде успешен обменът, двете страни трябва да имат способността да обменят информация и да се разбират. Комуникацията се проваля, ако по някаква причина е блокиран потокът от информация или ако тези, които се опитват да комуникират, не могат да се разберат. За да разберем какво е комуникацията - нейната цел и стойност - трябва да разберем модела на процеса на комуникация.

Пет основни стъпки в модела на процеса на комуникация

Етап 1 Поставете целите си, преди да се включите в комуникация или да започнете да предавате съобщение.

• Какво е / са целта / ите?
• Какво действие искате да предприеме човекът, който получава съобщението, след като разбере съобщението?
• Защо съобщението е важно?

Стъпка 2 Определете приемниците (целевата аудитория) на вашата комуникация.

• Прави възможно приспособяването на вашето послание за оптимално разбиране.
• Позволява ви да се насочите към тези, подходящи за получаване на вашето съобщение.

Стъпка №3 Изберете вашия метод на комуникация.

• Базирайте избора си на това, което се опитвате да постигнете.
• Помислете нивото на умения на приемника (ите).
• Изберете подходяща форма, т.е. телефон, имейл, презентация на точката за захранване и т.н.

Стъпка №4 Помислете за вашия приемник (и).

• Вашият приемник (и) ниво на компетентност и разбиране.
• Как те учат и получават информация най-добре, т.е. визуално, вербално и т.н.
• Комбинирайте методи за комуникация, за да задоволите нуждите на всички приемници, т.е. материали с вербални обяснения.

Стъпка №5 Съобразете вашата комуникация с получената обратна връзка.

• Потърсете консенсус за разбиране
• Променете съобщението си, вида на комуникацията, стила, тона и т.н., докато получавате обратна връзка.

Процесът на комуникация може да бъде повлиян от това как информацията се предава, получава и интерпретира по два начина:

• Шум . Всякакъв вид смущения, които засягат съобщението, което се изпраща, получава или разбира.
• Физиологичен шум. Разсейване, причинено от това как мислим и чувстваме, т.е. умора, главоболие, глад или други фактори.
• Физически шум . Намеса на околната среда, например шум, причинен от други хора, тълпи, високи или ниски температури и ярко или слабо осветление.
• Психологически шум . Чувството и личността влияят колко ефективна е комуникацията и интерпретацията, т.е. отбранителни чувства, загриженост или предразсъдъци.
• Семантичен шум . Думите трябва да бъдат взаимно разбрани, за да се осъществява комуникацията. Техническият език или жаргонът могат да причинят объркване.
• Контекст . Обстановката и ситуацията - физическа, културна или социална, в която се осъществява комуникацията, могат да повлияят на успешния обмен на информация.

Моделът на комуникационния процес ни помага да определим кой участва в общуването и какво трябва да се осъществи. Това е рамка, върху която можем да изградим успешна индивидуална и организационна комуникация.

Подходи и процеси за организационна комуникация

Въпреки че съществуват много дефиниции на организационната комуникация, за нашите цели ще определим организационната комуникация като изпращане и получаване на съобщения в определена обстановка или среда (организация) за постигане на общи, индивидуални цели между взаимосвързани хора.

Процесът на организационна комуникация включва изпращане и получаване на съобщения писмено (невербално) или лично (устно). Голяма част от организационната комуникация включва предаване на информация. Въпреки това, по-сложната комуникация, като разрешаване на конфликти, изисква способността да се обработва смисъл и да се договарят, като се използват правилата на организацията.

Независимо дали комуникацията се счита за проста или по-сложна, за да се постигне разбиране, съобщението трябва да е ясно, сбито и да се избягва политически или културно маргинализиран език. Организациите трябва да моделират ефективни комуникационни умения при:

• Интервю
• Създаване на положителни работни отношения
• Оценки на изпълнението
• Разрешаване на конфликти
• Вземане на решение
• Управление на стреса
• Организационна социализация
• Индивидуални и групови презентации
• Общуване с външни лица

Организационната комуникация е контекстуално и културно зависима, тъй като хората предават съобщения и информация писмено, по електронен път и лице в лице. Същността и функцията (контекстът) на организацията влияе върху комуникацията. Освен това всяка организация има своя уникална култура. За да бъде комуникацията успешна в организацията, и контекстът, и културата трябва да съвпадат и да работят заедно.

Организационната комуникация изгражда взаимоотношения вътрешно с членове на организацията и с външната общественост. Успехът на една организация зависи от способността на нейните членове да общуват ефективно. Служителите се нуждаят от способността да бъдат квалифицирани в публично представяне, слушане и междуличностна комуникация, за да общуват успешно в дадена организация. Успешната организация ще осигури обучение, за да осигури успеха на служителите си.

Организационната комуникация е от полза за организациите по няколко начина:

• Привличане на персонала към промените
• Изпълнение на задачи на процедури, политика и регулация, поддържащи непрекъснати ежедневни операции
• Изпълнение на задачи, свързани с конкретни роли и отговорности на продажбите, услугите и производството
• Разработване на взаимоотношения за успешна комуникация, като се има предвид удовлетвореността от работата, морала и индивидуалните нагласи
• Планиране, координиране и контрол на операциите по управление

Важно е да се разберат организационните комуникационни подходи и процеси за развитие и усъвършенстване на комуникацията на служителите. Всяка организация трябва да определи свой собствен подход за ефективна комуникация, като дефинира процесите, които ще въведе, за да подобри както вътрешната, така и външната комуникация.

Организациите трябва да имат компетентни комуникатори за успешни ежедневни операции. От уебсайта на компанията, чрез наръчника за служителите, до интервю за прекратяване, всеки аспект на комуникация в една организация трябва да работи заедно, за да съобщи за намерението, културата и ангажиментите на организацията както за вътрешния, така и за външния персонал.

Процес на комуникация по имейл

Имейлът е изборът, който мнозина правят като средство за предаване на съобщение. Въпреки че е бърз и сравнително лесен за използване, трябва да се уверите, че разбират процеса и целта на електронната комуникация, за да я използват ефективно.

Има пет компонента на електронната комуникация:

# 1 Подателят

Успешната комуникация по имейл изисква изпращачът (наричан още източник или комуникатор) да кодира съобщението с комбинация от графики, символи, думи и снимки, за да се постигне желана реакция.

# 2 Приемникът

Получателят (преводач) разбира имейл съобщението на изпращача, като го декодира и интерпретира.

# 3 Съобщението

Съобщението или съдържанието на имейла е информацията, която изпращачът желае да предаде на получателя.

# 4 Медиумът

Носителят, наричан още канал, е средството, което човек избира да предаде съобщението. С електронната поща носителят е компютърът или мобилният телефон.

# 5 Обратна връзка

След като имейлът бъде успешно предаден, получен и разбран, всеки отговор, показващ разбиране от получателя - устен или писмен - се счита за обратна връзка. Обратната връзка ни помага да определим дали сме изпълнили целта си.

Имейлът улеснява комуникацията с другите по всяко време и място, особено с появата на смартфона. Освен това приемникът има възможност да отговори незабавно. Въпреки това, заедно с предимствата на този метод на комуникация, възникват и някои проблеми. Трябва да помним, че имейл е комуникационен инструмент и да не му позволяваме да управлява нашите действия, а по-скоро да го използваме за постигане на нашите комуникационни цели. Да го направя:

Пазете имейла си сбито

Хората очакват комуникацията по имейл да е пряка и до точката. Първите няколко реда трябва да предадат намерението на вашия имейл и да уведомят вашия получател дали отговор, ако е необходимо, тъй като много системи позволяват на получателя да прочете началото на имейл, преди да го отвори.

• Бъдете професионални. Няма значение към кого е адресиран имейлът ви - вашият шеф, мениджър по наемането или колега - вашето съдържание трябва да бъде професионално по своето съдържание и състав. Не използвайте текстово езиче, усмихнати лица, объркващи шрифтове или графики, които не са част от разговора. Това прави по-малко вероятно вашето съдържание да бъде прочетено и взето насериозно.
• Бъдете учтиви. Никога не започвайте имейла си с команда, а по-скоро използвайте поздрав, като например 'Здравей' и името на получателя. Избягвайте използването на всички главни букви или възклицателни знаци, тъй като това предава викове. Затворете имейла си с „Благодаря“, последвано от вашето име.
• Не позволявайте имейл да заменя комуникация лице в лице. Някои разговори работят по-добре лично. Не използвайте имейл, за да избегнете комуникация лице в лице. Ако имейлът не е най-добрият избор за комуникация, изберете алтернативен метод. За да бъде ефективна, комуникацията по имейл трябва да е ясна, сбита и разбираема. Следният процес на комуникация по електронната поща помага да гарантирате, че имейлът ви е ефективно средство за комуникация.
• Определете целта на вашия имейл. По този начин ви помага да решите дали дори да се притеснявате да изпратите съобщението. Уверете се, че целта ви е ясно посочена в първия параграф.
• Определете какви действия искате да получите на имейла, който да предприемете
• Изпълнете задача, т.е. обадете се на някого или поръчайте нещо.
• Отговорете с исканата информация.
• Прочетете имейла, без да се изисква отговор.
• Решете дали имате нужда от поддържаща информация. Идентифицирайте и приложете всяка подкрепяща документация или информация.
• Използвайте линията на темата, за да обобщите намеренията на вашето съобщение. Попълнете темата след съставяне на имейла. Уверете се, че съдържанието на съобщението ви е обобщено, тъй като това насърчава получателя да отвори и отговори на вашето съобщение.

Комуникацията по електронната поща играе важна роля в ежедневния трудов живот, обогатява и улеснява бизнеса с възможност за обмен на информация, независимо от местоположението и времето. Въпреки това служителите често се оплакват от големия обем имейли, които получават и по които трябва да предприемат действия. Освен това възможността да използват имейл по всяко време означава, че служителите често имат време далеч от работа, прекъсната с организационни имейли. Служителите се нуждаят от чувство за личен контрол, за да избегнат стрес, свързан с работата и това се разширява до способността на човек да получава и отговаря на имейли, ако и когато е подходящо.

Заключение

Комуникацията е процес на предаване и получаване на съобщения, както вербални, така и невербални. Тъй като ефективната комуникация е диалог, а не монолог, тя е ефективна само ако носи желания отговор от получателя. За да бъде успешен комуникатор, човек трябва да предава адекватно информация, мисли и чувства по начин, който да мотивира, преподава и информира другите. Човек трябва да избере най-добрия носител, да познава своя получател и да използва обратна връзка, за да следи ефективността на комуникацията и да я променя съответно. Използването на информацията и инструментите в тази статия може да помогне на човек да разбере и използва комуникационния процес, за да бъде ефективен комуникатор.