По всяко време двама или повече хора обменят съобщения, те участват в основния комуникационен процес. Звучи просто, нали? Процесът на комуникация обаче наистина е доста сложен. Той има не само няколко компонента, но яснотата и контекста на съобщението могат да бъдат повлияни или положително, или отрицателно от няколко фактора.
Важно е да разберете процеса на комуникация, за да можете ефективно да общувате и да избягвате неправилно тълкуване. В тази статия ще разгледаме компонентите на комуникацията и модела на комуникационния процес. Тогава ще проучим организационните комуникационни подходи и процеси. Накрая ще обсъдим процеса на комуникация по имейл.
Съдържание
Комуникацията е процес на обмен на вербални и невербални съобщения. Можем да идентифицираме комуникацията, като дефинираме нейните компоненти, както следва:
Контекстът е средата, в която се осъществява комуникацията и включва организацията, културата и общността. Освен това, външните стимули, като срещи, непринудени разговори, имейли, бележки и т.н., и вътрешни стимули, като мнения и емоции, влияят на контекста. Само когато човек разгледа всички аспекти на контекста, може да комуникира ефективно.
Подателят използва комбинация от думи, символи, графики и картини за комуникация. Говорителят е енкодерът в устната комуникация, а писателят е енкодерът в писмената комуникация.
Информацията, обменяна между подателя и получателя, създава съобщение, умишлено или неволно. Подателят на съобщението трябва да вземе предвид контекста, за да може съобщението да е разбираемо. Освен това съобщението трябва да съдържа ясен език, с всички необходими дефиниции, примери или графики, за да се осигури разбиране.
Носителят - каналът, през който се изпраща съобщението - може да бъде електронен, звуков или печат. Изборът на медия се влияе от:
Използвайте устен носител, когато съобщението ви е спешно, лично или когато се желае незабавна обратна връзка. Използвайте писмен носител, когато е технически, официален или трябва да бъде документиран.
Слушателят или читателят на комуникацията интерпретира съобщението. Приемникът се влияе от контекста, както и от външни и вътрешни стимули. Ако получателят има предубедени мнения или грешни схващания, съобщението може да не бъде получено правилно. Отношението и личността също влияят на приемника.
Обратната връзка е реакцията на приемника - тяхната реакция на комуникацията. Мълчанието може да бъде форма на обратна връзка или получателят може да отговори устно или писмено. Обратната връзка се използва, за да се потвърди, че съобщението е разбрано и че са предприети всички необходими действия.
Всички компоненти трябва да работят ефективно, за да завърши комуникационният процес и да предадат предвиденото съобщение.
Процесът на комуникация се отнася до обмена на информация (съобщение) между двама или повече хора. За да бъде успешен обменът, двете страни трябва да имат способността да обменят информация и да се разбират. Комуникацията се проваля, ако по някаква причина е блокиран потокът от информация или ако тези, които се опитват да комуникират, не могат да се разберат. За да разберем какво е комуникацията - нейната цел и стойност - трябва да разберем модела на процеса на комуникация.
Етап 1 Поставете целите си, преди да се включите в комуникация или да започнете да предавате съобщение.
Стъпка 2 Определете приемниците (целевата аудитория) на вашата комуникация.
Стъпка №3 Изберете вашия метод на комуникация.
Стъпка №4 Помислете за вашия приемник (и).
Стъпка №5 Съобразете вашата комуникация с получената обратна връзка.
Процесът на комуникация може да бъде повлиян от това как информацията се предава, получава и интерпретира по два начина:
Моделът на комуникационния процес ни помага да определим кой участва в общуването и какво трябва да се осъществи. Това е рамка, върху която можем да изградим успешна индивидуална и организационна комуникация.
Въпреки че съществуват много дефиниции на организационната комуникация, за нашите цели ще определим организационната комуникация като изпращане и получаване на съобщения в определена обстановка или среда (организация) за постигане на общи, индивидуални цели между взаимосвързани хора.
Процесът на организационна комуникация включва изпращане и получаване на съобщения писмено (невербално) или лично (устно). Голяма част от организационната комуникация включва предаване на информация. Въпреки това, по-сложната комуникация, като разрешаване на конфликти, изисква способността да се обработва смисъл и да се договарят, като се използват правилата на организацията.
Независимо дали комуникацията се счита за проста или по-сложна, за да се постигне разбиране, съобщението трябва да е ясно, сбито и да се избягва политически или културно маргинализиран език. Организациите трябва да моделират ефективни комуникационни умения при:
Организационната комуникация е контекстуално и културно зависима, тъй като хората предават съобщения и информация писмено, по електронен път и лице в лице. Същността и функцията (контекстът) на организацията влияе върху комуникацията. Освен това всяка организация има своя уникална култура. За да бъде комуникацията успешна в организацията, и контекстът, и културата трябва да съвпадат и да работят заедно.
Организационната комуникация изгражда взаимоотношения вътрешно с членове на организацията и с външната общественост. Успехът на една организация зависи от способността на нейните членове да общуват ефективно. Служителите се нуждаят от способността да бъдат квалифицирани в публично представяне, слушане и междуличностна комуникация, за да общуват успешно в дадена организация. Успешната организация ще осигури обучение, за да осигури успеха на служителите си.
Организационната комуникация е от полза за организациите по няколко начина:
Важно е да се разберат организационните комуникационни подходи и процеси за развитие и усъвършенстване на комуникацията на служителите. Всяка организация трябва да определи свой собствен подход за ефективна комуникация, като дефинира процесите, които ще въведе, за да подобри както вътрешната, така и външната комуникация.
Организациите трябва да имат компетентни комуникатори за успешни ежедневни операции. От уебсайта на компанията, чрез наръчника за служителите, до интервю за прекратяване, всеки аспект на комуникация в една организация трябва да работи заедно, за да съобщи за намерението, културата и ангажиментите на организацията както за вътрешния, така и за външния персонал.
Имейлът е изборът, който мнозина правят като средство за предаване на съобщение. Въпреки че е бърз и сравнително лесен за използване, трябва да се уверите, че разбират процеса и целта на електронната комуникация, за да я използват ефективно.
Има пет компонента на електронната комуникация:
# 1 Подателят
Успешната комуникация по имейл изисква изпращачът (наричан още източник или комуникатор) да кодира съобщението с комбинация от графики, символи, думи и снимки, за да се постигне желана реакция.
# 2 Приемникът
Получателят (преводач) разбира имейл съобщението на изпращача, като го декодира и интерпретира.
# 3 Съобщението
Съобщението или съдържанието на имейла е информацията, която изпращачът желае да предаде на получателя.
# 4 Медиумът
Носителят, наричан още канал, е средството, което човек избира да предаде съобщението. С електронната поща носителят е компютърът или мобилният телефон.
# 5 Обратна връзка
След като имейлът бъде успешно предаден, получен и разбран, всеки отговор, показващ разбиране от получателя - устен или писмен - се счита за обратна връзка. Обратната връзка ни помага да определим дали сме изпълнили целта си.
Имейлът улеснява комуникацията с другите по всяко време и място, особено с появата на смартфона. Освен това приемникът има възможност да отговори незабавно. Въпреки това, заедно с предимствата на този метод на комуникация, възникват и някои проблеми. Трябва да помним, че имейл е комуникационен инструмент и да не му позволяваме да управлява нашите действия, а по-скоро да го използваме за постигане на нашите комуникационни цели. Да го направя:
Хората очакват комуникацията по имейл да е пряка и до точката. Първите няколко реда трябва да предадат намерението на вашия имейл и да уведомят вашия получател дали отговор, ако е необходимо, тъй като много системи позволяват на получателя да прочете началото на имейл, преди да го отвори.
Комуникацията по електронната поща играе важна роля в ежедневния трудов живот, обогатява и улеснява бизнеса с възможност за обмен на информация, независимо от местоположението и времето. Въпреки това служителите често се оплакват от големия обем имейли, които получават и по които трябва да предприемат действия. Освен това възможността да използват имейл по всяко време означава, че служителите често имат време далеч от работа, прекъсната с организационни имейли. Служителите се нуждаят от чувство за личен контрол, за да избегнат стрес, свързан с работата и това се разширява до способността на човек да получава и отговаря на имейли, ако и когато е подходящо.
Комуникацията е процес на предаване и получаване на съобщения, както вербални, така и невербални. Тъй като ефективната комуникация е диалог, а не монолог, тя е ефективна само ако носи желания отговор от получателя. За да бъде успешен комуникатор, човек трябва да предава адекватно информация, мисли и чувства по начин, който да мотивира, преподава и информира другите. Човек трябва да избере най-добрия носител, да познава своя получател и да използва обратна връзка, за да следи ефективността на комуникацията и да я променя съответно. Използването на информацията и инструментите в тази статия може да помогне на човек да разбере и използва комуникационния процес, за да бъде ефективен комуникатор.