15+ съвета Как да подобрим комуникационните умения

Комуникацията включва повече от просто обмен на информация. За да бъдете ефективен комуникатор, трябва да разбирате аудиторията си, да измервате тона и силата на звука, да наблюдавате езика на тялото си и да прилагате някои други комуникативни умения. Тази статия обяснява не само какво представлява ефективна комуникация, но също така представя уменията, необходими, за да бъде ефективен комуникатор.

Съдържание

• 1 основни ефективни умения за комуникация
  • 1.1 Планирайте и подгответе това, което ще кажете
  • 1.2 Познайте своята аудитория
  • 1.3 Използвайте езика на тялото ефективно
  • 1.4 Настройте добър тон и темп на говорене
  • 1.5 Практика
• 2 Умения за слушане за ефективна комуникация
• 3 Ставам страхотен ефективен комуникатор
  • 3.1 Изразяване на признателност и похвала
  • 3.2 Свържете се с вашия слушател (и)
  • 3.3 Останете позитивни
  • 3.4 Съсредоточете се върху желания резултат
  • 3.5 Дайте и поискайте обратна информация
  • 3.6 Предполагайте най-добрите намерения
  • 3.7 Проследяване след вашата комуникация
• 4 Ефективна писмена комуникация
  • 4.1 Водете точни бележки
  • 4.2 График на вашите отговори
  • 4.3 Прочетете и отговаряйте на цялата комуникация
  • 4.4 Проверете отговорите за правилен правопис и граматика
• 5 Бариери пред ефективната комуникация
  • 5.1 Свързани публикации

Някои умения за междуличностна комуникация се прилагат във всички ситуации. Други важат само за вашата кариера или за личния ви живот. Ако изпитвате един от следните проблеми по време на работа, вероятно трябва да подобрите комуникационните си умения.

• Наранявайки чувствата на другите
• Често бива разбран погрешно
• Проблеми, когато се изисква екипна работа
• Липса на кариерно израстване

Лошите комуникативни умения често причиняват брачни проблеми. Може да искате да имате по-добри разговори в социалния си живот или да подобрите способността си да общувате на работа. Каквито и да са вашите ефективни комуникационни нужди, следната информация ще ви помогне да определите дали имате ефективни комуникационни умения и да подобрите тези, които прецените, че са неефективни.

Основни ефективни комуникационни умения

Независимо дали комуникирате един на един или представяте съобщение на група, има някои основни ефективни комуникативни умения, които са приложими във всяка ситуация на говорене. Вижте кои от следните ефективни комуникационни умения вече притежавате и добавете тези, които ви липсват.

Планирайте и подгответе това, което ще кажете да кажете

Планирайте групови презентации и лични разговори преди време. Въпреки че презентацията, която изглежда спонтанна, е желателна, докато не развиете това умение, няма нищо лошо да разчитате на сценарий. Ако е необходима комуникация на място, направете пауза и отделете малко време за размисъл, преди да говорите. Когато се занимавате с комуникация, винаги говорете ясно и честно, тъй като ще спечелите уважението на този, който ви слуша.

Помислете какво можете да споделите в личните разговори. Смешните истории винаги работят добре, особено ако са за нещо, което ви се е случило наскоро. Стойте далеч от противоречивите теми - политика, религия и т.н. - и не забравяйте да дадете шанс на другия човек да говори. Въпросите работят добре, просто ги поддържайте леки и сравнително нелични.

Уверете се, че използвате само думи, които сте запознати. Ако изписвате презентация, граматика и правопис, проверете я, преди да я представите. Вашата цел е да бъдете лесно разбрани от вашата аудитория.

Познайте своята аудитория

Какво казвате и как казвате, че е по-ефективно, ако е предназначено за публиката, на която говорите. Трябва да използвате различен тон и стил на комуникация със семейството си, с шефа си и с колегите си. Разговорите са различни с приятели и с тези, които не познаваме. Ефективните комуникатори знаят как да задържат вниманието на слушателите и да уважават своята гледна точка, когато говорят.

Използвайте езика на тялото ефективно

Дори когато не говорите, вие постоянно общувате с езика на тялото си. Ако се научите да използвате езика на тялото ефективно и да четете езика на тялото на другите, ще можете да общувате. Например:

• Липсата на контакт с очите показва разсейване или незаинтересованост.
• Въздъхването и прозяването обикновено са признаци на умствена или физическа умора или скука.
• Скръстените ръце или потупването на краката или пръстите показват, че вие ​​или вашият слушател не е замесен в разговора или е ядосан.

Тези невербални сигнали показват, че вие ​​или вашият слушател не сте отворени за продуктивна комуникация.

Използвайте езика на тялото си, като изражения на лицето, стойка и движение на тялото, за да добавите към съдържанието на вашето съобщение и да подсилите това, което говорите. Просто кимането или клатенето на главата може да добави смисъл на съдържанието. Освен това, помислете за възрастта, емоционалното състояние и културния произход на вашия слушател (и).

Задайте добър тон и темп на говорене

Използвайте подходяща сила и сила за ефективна комуникация. Говорете достатъчно силно, когато се обръщате към група, която да бъде чута, но намалете силата на звука в личен разговор. Вашият тон на глас също трябва да отразява емоцията; никога не говоря монотонно. Тонът ви трябва да е различен за различни възрасти, размери на групите и теми за комуникация.

Ефективните комуникатори знаят как да ускорят речта си. Говорете ясно, изричайки всяка дума. Ако трябва да го направите, направете пауза, за да съберете мислите си. Помнете, че мълчанието не е непременно нещо лошо; искате да контролирате това, което казвате.

Практика

Най-добрият начин да подобрите своите комуникационни умения е да практикувате. Изберете ситуации с нисък риск, за да практикувате уменията, които учете, докато не се почувствате комфортно с по-голяма група. Социални ситуации, в които не познавате много участници, са доброто място за начало. Гледайте реакциите на вашите слушатели, за да определите колко добре използвате ефективната комуникация. Следващите раздели ще обсъдят значението на добрите умения за слушане за ефективна комуникация и ще споделят как да развият тези умения.

Слушателни умения за ефективна комуникация

Ефективните комуникатори осъзнават, че разговорът включва както ефективно говорене, така и слушане. Научете се да се занимавате с това, което говорителят, като развиете следните умения

• Напълно се съсредоточете върху високоговорителя.
• Разберете емоциите, които се предават.
• Потърсете невербални сигнали - тон и сила на гласа, език на тялото и т.н.
• Възползвайте се от физическите си способности:
• Слушайте с дясното си ухо, за да активирате лявата страна на мозъка си, която обработва емоционално и речево разбиране.
• Застанете право с брадичката надолу, за да вземете по-високи честоти на речта.
• Наведете или наклонете главата си към високоговорителя.
• Не прекъсвайте, а изчакайте, докато говорещият завърши с мисълта си.
• Отговорете на казаното с кимане, усмивки и кратки коментари, като „Наистина?“ „Виждам“ и т.н.

Не е нужно да се съгласявате с всичко, което човек казва. Трябва обаче да проявите уважение към мнението на другите. Активното слушане включва не само обръщане на вниманието към казаното, но отмяна на преценките и обективното реагиране на комуникацията на другите. Сега ще разгледаме как един ефективен комуникатор реагира и се свързва с другите.

Ставам страхотен ефективен комуникатор

Страхотно успешните комуникатори знаят как да реагират ефективно на комуникацията на другите. По този начин помага човек да формира връзка, ако не с комуникатора, със съдържанието на тяхното съобщение. Наистина ефективният комуникатор изминава допълнителната миля, като не само се възползва максимално от всеки разговор, в който те участват, но и предоставя на своите слушатели незабравимо преживяване. Следващите съвети ще помогнат на човек да стане не само ефективен комуникатор, но и страхотен!

Изразяване на признателност и похвала

Всеки път, когато говорите с група или участвате в продължителен разговор, изразявайте благодарността си за времето, което вашият слушател (и) ви дава. В допълнение, разпознайте, коментирайте или направете комплимент всеки принос, който вашият слушател (и) допринася. Това помага да се изгради сближаване, важна характеристика на ефективната комуникация.

Свържете се с вашия слушател (и)

Тази концепция изисква опознаването на вашата аудитория на ново и по-високо ниво. Мястото на разговора или речта, темата и дори появата на вашите слушатели могат да предоставят улики, позволяващи да се свържете на лично ниво. Просто не забравяйте да избягвате противоречиви теми като политика и религия.

Останете позитивни

Ефективните комуникатори знаят колко е важно да останат положителни. За да направите това:

• Избягвайте негативизма или се оплаквате.
• Гледайте език, за да сте сигурни, че критичните и атакуващи думи или фрази не се използват.
• Ако трябва да изразите недоволство или загриженост, направете това с добри и окуражаващи думи - предизвикателство, но възможно.

Съсредоточете се върху желания резултат

Ефективният комуникатор знае какъв резултат иска да постигне, преди да започне комуникация. Това ви помага да останете на темата и да промените посоката на разговора, ако е необходимо. Определете какво искате да постигнете, преди да започнете да говорите. Например, вие сте:

• Предаване на факти
• Нужда от разрешаване на конфликт
• Търся съвет
• Социално обвързване

Резултатът, който искате да постигнете, определя потока и съдържанието на разговора.

Дайте и заявете обратна връзка

Питането за въвеждане и обратна връзка помага да се потвърди успешната комуникация, като ви уведомява, че сте били чути и разбрани. Използвайте въпроси и фрази като:

• Така че, вие се съгласихте. . .
• Звучи, че казваш. . .
• Какво имаш предвид . . .?
• Правилно ли ви разбирам?

Изясняването на слушателя се свързва с това, което казвате, че е наложително за ефективната комуникация. Можете също така да повторите последните няколко думи на другия човек, за да останете ангажирани и да потвърдите, че слушате.

Предполагайте най-добри намерения

Понякога е трудно да се определи предвидения тон на нечия комуникация. Ако приемем, че ораторите и слушателите имат добри намерения, избягва гнева и неприязънта. Това е особено важно при писмената комуникация, тъй като не можете да оценявате невербалните сигнали. Ако мислите, че комуникацията е създадена да ви ядоса или разстрои, най-добре е да отговорите с разбиране и доброта. Ако желаете, можете да поискате да разясните мотивите и намеренията на говорителя за комуникацията.

Последващи действия след вашата комуникация

Чудесен комуникатор знае колко е важно последващите действия след презентация или разговор. В края на всяка комуникация изяснете бъдещи действия и отчетност. Това включва:

• Оценка на отговорите
• Потвърждаване на срокове
• Изясняване на отговорностите
• Задаване на очаквания

Завършете разговора, изразявайки признателност, с усмивка и дума на доброта, ако е уместно и уместно. По този начин се отваря вратата за ефективна комуникация със слушателите ви в бъдеще.

Ефективна писмена комуникация

Водете точни бележки

Ефективните комуникатори знаят опасностите да не запишете нещата. Колкото и страхотна да мислите за паметта ви, има потенциал да забравите важните точки, след като говорите или слушате другите. Ако мисълта за използване на химикалка и хартия ви кара да се мърморите, изпратете текст или запазете електронни бележки. Не забравяйте да добавите датата на разговора и с кого е бил.

График на вашите отговори

Отговорете възможно най-бързо на текстови съобщения, имейли и телефонни и писмени съобщения. Много хора намират за удобно да отделят определено време от деня, за да отговарят на всички комуникации наведнъж. Други могат да правят това на всеки два до три часа. Изберете график, който работи за вас и се придържайте към него. По този начин улеснява онези, с които редовно общувате, да знаят кога да очакват отговора ви.

Прочетете и отговаряйте на цялата комуникация

Избягвайте да четете или слушате само част от комуникацията, тъй като възникват неправилни интерпретации и неразбрани отговори. Освен това е необходимо допълнително време за отстраняване на проблеми, създадени от недостатъчно четене на писмена комуникация. Отговорите ви трябва да са ясни, кратки и да се състоят от номерирани списъци и точки, както е уместно. Ясното разбиране, получено от цялостно четене, заедно с бърз, ясен и кратък отговор избягва неразбирането и изглежда непрофесионално.

Проверете отговорите за правилен правопис и граматика

Когато създавате писмено съобщение или отговор, прочетете внимателно това, което сте написали, проверявайки за правописни и граматически грешки. Освен това, уверете се, че вашето съобщение ясно съобщава точно какво искате да кажете. Лошо написан документ няма да постигне целта ви да бъдете ефективен комуникатор.

Пречки за ефективната комуникация

Има някои бариери пред ефективната междуличностна комуникация, която трябва да се знае и да се избягва. Помислете следното:

• Разсейване . Отстранете мобилния си телефон. Ако е необходимо, преместете се на някъде по-спокойно.
• Излишни пълнители за разговори . Казването „хм“, „знаеш ли“ или „о“, многократно по време на разговора унищожава интереса на вашия слушател.
• Липса на съпричастност . Слушателите могат да определят дали ви липсва съпричастност и думите ви губят своето значение за тях.
• Загуба на самоконтрол . Ако част от разговор ви ядоса и не можете да поддържате самоконтрола си, направете почивка, ако е необходимо, за да се успокоите.
• Стрес . Чувствата на стрес инхибират ефективната комуникация. Стресът може да е резултат от нервност, когато се представяте пред голяма група или разговаряте с човек, когото не познавате. Дишайте дълбоко, събирайте мислите си и продължете, когато сте спокойни.

Добрите комуникационни умения помагат на човек както в личния, така и в професионалния си живот. Ефективните комуникационни умения подобряват способностите ви да взаимодействате по-професионално с другите. Както уменията за словесна и писмена комуникация могат да се научат и подобрят. Следването на информацията и съветите в тази статия ще подобри вашите умения за лична комуникация в писмена и говореща форма както в бизнес, така и в социална ситуация. То е възможно да се научите как да общувате ефективно.